不管是BEC考試的寫作部分還是日常工作中，收發英語郵件都是很常見的，一個有邏輯有順序的郵件才能讓收件人正確理解自己的意思，所以好好組織自己的郵件內容在英語郵件寫作中非常重要!今天來說說商務英語郵件格式以及如何寫好它。
Writer purpose
首先表明你寫郵件的目的
當你寫郵件的時候，你需要表明寫作目的。因此在郵件開頭，你可以通過這個句子來闡述自己的目的。
I am writing to (+ verb)
這里給大家一些建議：
I am writing to
ask for further details about ...了解……更多的細節
inform you that my new address is …告訴你我的地址是……
complain about your customer service. 投訴你的客戶服務。
say thank you very much for all your hard work. 感謝你的辛勤工作。
apply for the job as Teacher of Maths at your school.申請貴校數學教師的職位。
Paragraphs
段落的安排
以下幾點是安排段落的時候需要注意的：
Emails are easier to read if the writer uses paragraphs.
分段的郵件更加易讀。
A paragraph in an email is often two or three sentences long.
每段通常在2-3句話的長度。
Each paragraph starts on a new line.
每段話都要從新起一行。
When you start writing about a new topic, you can start a new paragraph.
當你要提及一個新的話題的時候，可以考慮重起一段。
那具體怎么操作呢?分為五個步驟來給大家詳細講解：
A
Paragraph 1
Greeting
Business email的開頭都需要一個greeting或是問候，最常見的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
B
Paragraph 2
Reason for writing
在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
I am writing to inquire …
我寫這封信想詢問…
I am writing in reference to …
我寫這封信是關于…
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您主動聯絡我們…
這邊的in reference to還有regarding都是是「有關」或「關于」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。
口語：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
C
Paragraph 3
Request
再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長的信吧!
記得也要注意正式信件里我們不會把一個句子全部大寫，不過可以用粗體讓重點句子比較明顯。
錯誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
正確用法：Please review the attached documents thoroughly.
請仔細檢視附件。跟附件相關的用法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已于信末夾帶檔案內附上供您參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。
D
Paragraph 4
Other news
信件內文的最后一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什么。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯系。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.
我很期待能夠收到您的回覆。
E
Paragraph 5
Other news
再來就是信件的結尾，會有sign off和signature block，sign off要注意只有第一個字需要大寫!下面提供一些最常看到的sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其實比較少人會用Best regards，它并不能算很正式，所以大多數的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。
Sign off后面要接signature block，這個包括你的姓名( name )、職稱( title )、公司( company )、聯絡資訊( contact information )等。
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
最后!寫完email 之后也不要忘記要檢查有沒有文法或拼法的錯誤!
大家可以根據以上五個步驟，自己嘗試寫一封商務英語郵件。關于商務英語郵件格式如果大家還有哪些疑問的話，可以來這里繼續學習。如果您對英語學習感興趣，想要深入學習，可以了解滬江網校精品課程，量身定制高效實用的個性化學習方案，專屬督導全程伴學，掃一掃領200暢學卡。
