一、問候

每個電話應該以禮貌的問候開始例如，Hi, how’ve you been? 或者Nice to hear from you. 就算你出于某種意圖打電話給工作上認識的人，如果不以禮貌的寒喧開始談話而直接進入工作主題的話也是相當不禮貌的。

二、逐步表明來意

接著總是該表明電話來意，你該從友好的問候正式轉到工作上的目的了。這樣的話，就使用短語 I’m just calling to... 作為過渡。例如，I’m just calling to see if you’d like to set up a meeting. 如果相反的情況，那你就等機會找出別人為什么打電話給你，你可以這么引導對話，So what can I do for you?

三、禮貌的打斷別人

如果你正巧和一個非常健談的人，可能很難 get a word in edgewise 或插上嘴。如果一個人說了有說，那你就應該打斷它，但是記得要做的禮貌客氣。例如，用 I would like to say something here, if I may... 或 Allow me to make a point... 開始。或是，你可以只是問一句： May I interrupt you for a second?

四、確認

如果你在通話中制訂計劃的話，記得要在電話結束時確認細節。可以用以下的短語開始 Please let me confirm... 和 So, let me make sure I’ve got things straight... 并加上你理解下的各種信息。

五、結束電話

有時這可能是通話中最難把握的一部分!你可以祝福別人，例如在合適的情況下說 good luck on that interview 或 hope you feel better soon。此外，你可能想要確認一下你們制訂的任何計劃：I’ll see you on Friday, then. 有時最簡單的方式就說你和某人通話非常的愉快。而且，記得技巧的在你準備結束對話之前加上單詞well：Well John, it’s been a pleasure talking to you.